ขอตอบควิซอาจารย์ครับ

เรียนท่านอาจารย์ เพื่อท่านจะแวะผ่านมาชม เนื่องจาก ช่วงอาทิตย์ที่แล้วผมต้องออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่และพอกลับมายังเป็นไข้ซ้ำอีกเลยยังไม่ได้เข้าไปดูที่บลอคของอาจารย์ แต่ก็ได้พบว่าสายไปแล้ว แต่ก็ยังอยากที่จะตอบ ส่วนท่านอาจารย์จะให้คะแนนรึไม่ก็ไม่เป็นไรครับ

ในกรณีที่บริษัทของข้าพเจ้ามีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ข้าพเจ้าสามารถนำระบบ HRISมาประยุกต์ใช้ในบริษัทของข้าพเจ้าโดยนำระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System) มาเป็นเครื่องมือในการนำข้อมูลพนักงานมาวิเคราะห์ วางแผนและการตัดสินใจ ในเรื่องต่างๆโดยนำมาประยุกต์ใช้ในเรื่องต่างๆดังนี้
1. ระบบการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน
นำระบบ HRISมาใช้การจัดเก็บข้อมูลผู้สมัคร ทำให้ทราบสถานภาพและคุณสมบัติของผู้สมัคร ใช้ในการบันทึกข้อมูลการจ้างงาน เก็บประวัติส่วนตัวที่จะใช้ในการคัดเลือกต่อไป เช่น ชื่อ ที่อยู่ สถานภาพ ฯลฯ เนื่องจากผู้สมัครแต่ละคนยังไม่ผ่านการคัคเลือกเข้าเป็นพนักงานของบริษัท แต่อย่างไรก็ตามเมื่อผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว เช่น การทดสอบหรือการสัมภาษณ์ ระบบจะสามารถโอนข้อมูลพนักงานนั้นๆ เข้าสู่ระบบกลางได้โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องทำการบันทึกข้อมูลใหม่

2. ระบบทะเบียนประวัติ
นำระบบ HRISมามาช่วยในการจัดเก็บและบริหารข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับประวัติของพนักงาน, ตำแหน่งงาน, หน่วยงานสังกัด ฯลฯ ในทุกสาขาของบริษัท โดยระบบHRISนี้ ยังช่วยในการเชื่อมโยงการทำงานของระบบทะเบียนประวัติและระบบอื่นๆ เข้าด้วยกัน เนื่องจากเป็นการแบ่งการใช้ฐานข้อมูล เช่น ใช้ร่วมกับระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนเพื่อจ่ายค่าตอบแทน, ใช้ร่วมกับระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่งเพื่อใช้ประกอบการพิจารณาการเลื่อนตำแหน่ง
3. ระบบบันทึกเวลาทำงาน
นำระบบ HRISมามาช่วยในการบันทึกข้อมูลเวลาการทำงานทำให้- สามารถกำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวัน หรือพนักงานที่ต้องมีการเข้ากะที่แตกต่างกัน ในแต่ละสาขา- สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้ เช่น การเข้าทำงานกะในคืนวันหนึ่ง และไปเลิกงานในตอนเช้าของอีกวันหนึ่ง- รายงานข้อผิดพลาดต่างๆได้อย่างหลากหลาย เช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก รายงานมาสาย หรือเลิกงานก่อนเวลา- สามารถแสดงสถิติการหยุดงาน การป่วย ลา ขาด สาย ของพนักงานแต่ละคน หรือเป็นหน่วยงาน ในแต่ละสาขา และในแต่ละช่วงเวลา
4. ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน
นำระบบ HRISมามาช่วยในการจัดการรายได้ทั้งที่มีลักษณะคงที่และไม่คงที่ เช่น เงินประจำตำแหน่ง เงินค่าพาหนะที่จ่ายประจำ หรือค่าตอบแทนที่มีลักษณะคงที่ตลอดปี
การจัดการของระบบHRISในลักษณะของข้อมูลที่มีลักษณะคงที่ เช่นข้อมูลหลักเกณฑ์ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือน ได้แก่ จำนวนวันต่อเดือนที่ใช้เป็นฐานในการคำนวณ โครงสร้างภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและค่าลดหย่อน โครงสร้างอัตราเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ อัตราเงินประกันสังคม หลักเกณฑ์การจ่ายโบนัสจ่ายเป็นจำนวนเท่าของเงินเดือนหรือไม่อย่างไร หรือเป็นการจ่ายในรูปเงินสดเมื่อถึงวันจ่ายโบนัส (Cash Basis) หรือเป็นการแบ่งจ่ายตามสัดส่วน ตามเวลาซึ่งได้คำนวณและกันเงินไว้ล่วงหน้า (Accrual Basis) อย่างไรก็ดีการจ่ายเงินจะมีความสัมพันธ์กับระบบบัญชีของบริษัท การจัดการของระบบHRISในลักษณะของข้อมูลที่มีลักษณะไม่คงที่ เช่น การปรับเงินเดือน การตกเบิกเงินเดือน (Retroactive Adjustment) ค่าพาหนะที่ไม่ได้จ่ายประจำ ค่าเบี้ยเลี้ยงเงิน (เดือน) เบิกย้อนหลัง เบิกล่วงหน้า ค่ากะ ค่าปฏิบัติงานล่วงเวลา ค่าพาหนะ ค่าคอมมิชชัน เงินรางวัลพิเศษ รายได้อื่นๆ
5. ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
นำระบบ HRISมามาช่วยในการประเมินผลงานตามกลุ่มของพนักงานทุก ซึ่งจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่พึงประเมิน เงื่อนไข และการให้คะแนน หลังจากที่ทำการประเมินจนได้ผลคะแนนออกมาแล้ว ก็จะมีรูปแบบจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัส เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้จากแบบจำลองต่างๆ เหล่านั้นมาเปรียบเทียบกันก่อนที่จะมีการตัดสินใจปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส นอกจากนี้ ยังจะต้องมีการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน, ประวัติการเลื่อนตำแหน่ง, การทำความดีหรือถูกลงโทษ, ประวัติการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัสไว้ทุกครั้งโดยอัตโนมัติ เพื่อสามารถเรียกดูประวัติการประเมินผลย้อนหลังได้เมื่อต้องการ
6. ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม
มีการนำระบบ HRISมามาช่วยในด้านต่างๆดังต่อไปนี้
- จัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละตำแหน่งงาน พร้อมทั้งประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อให้สามารถจัดเตรียมงบประมาณได้ เก็บประวัติการฝึกอบรมของบุคลากรแต่ละคน เพื่อใช้ตรวจสอบว่า ได้ผ่านการฝึกอบรมในเรื่องใดมาบ้างแล้ว และยังมีหลักสูตรใดที่ยังไม่ได้รับการฝึกอบรมบันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร ทั้งในเรื่องวิทยากร, ผลที่ได้รับ, เนื้อหา, ค่าใช้จ่าย ฯลฯ เพื่อนำมาวิเคราะห์สำหรับการวางแผนฝึกอบรมในครั้งต่อๆไป รายงานสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม ตามเงื่อนไขต่างๆ เช่น แยกเป็นแต่ละหน่วยงาน, แยกตามหลักสูตร, หรือแยกเป็นปีงบประมาณ ฯลฯ เพื่อนำเสนอผู้บริหาร
ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน
นำระบบ HRISมามาช่วยในการ รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆ ที่จัดให้กับพนักงาน ตลอดจนเงื่อนไขในการใช้สวัสดิการนั้นๆ แจ้งเตือนพนักงานให้ทราบว่า พนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการใดเกินกว่าที่กำหนดแล้ว ในกรณีเบิกค่ารักษาพยาบาล สามารถที่จะนำมาวิเคราะห์ถึงโรค หรืออาการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ กับพนักงาน เพื่อวางแผนป้องกันได้ สรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี เพื่อนำไปวางแผนงบประมาณปีต่อไป